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2023.08.10RECOG

マネジメントプロセスとは?定義や成功へ導くポイントを解説


【目次】


企業が自らの望むビジョンや目標を達成するために、単なる結果だけに注目するのではなく、業務プロセス全体の管理が必要不可欠であること、多くの方が感じているのではないでしょうか。しかし、結果の追求に追われ、途中のプロセスを見失ってしまうことで、企業の成長が停滞することが少なくありません。

この課題を解決するための鍵が、マネジメントプロセスにあるのです。

本記事では、マネジメントプロセスとは何か、その定義や成功への道筋をわかりやすく解説します。

マネジメントプロセスとは

マネジメントプロセスとは、業務の流れや工程(プロセス)を効率的に管理するための手法のひとつで、BPM(Business Process Management)とも呼ばれます。業務プロセス全体を把握・管理し、改善施策を立案・実行することで生産性の向上を目指すのが特徴です。特に規模が大きい、定型的な業務に対して効果を発揮します。これにより、仕事の効率化や生産性の向上が期待できるのです。

定型業務とは、作業手順が固定化されていたり、繰り返し仕事が発生するもので、発生件数や頻度が高い、複数の部署が連携した業務を行なっているといった特徴があります。

具体的な例として、人事採用業務を考えましょう。

人事採用は、要件の定義から募集要項の作成、求人媒体への掲載、応募の受付・書類選考、面接、内定の連絡や内定者の意思確認など、多岐にわたるプロセスから成り立っています。各プロセスが「企業にとってより良い人材の確保」を達成するために必要不可欠であることは言うまでもありません。

しかし、採用プロセスには様々な課題も存在します。

「応募数が少ない」「企業の希望に合う人材がいない」などの問題が起きた場合、細分化した業務プロセスの分析によって、どのプロセスに問題があったかの把握が容易となります。問題があったプロセスに対してすぐに改善策の立案や実践が行ないやすいのもマネジメントプロセスの特徴です。インターネットだけでなくSNS上でも求人の呼びかけを行なったり、募集に必要なスキルを見直したりなど、具体的な改善が可能になります。

このように、マネジメントプロセスを取り入れることによって、業務の効率化を実現し、問題に対する早期の原因究明や改善に繋がるのでしょう。

マネジメントプロセスの必要性・利点

マネジメントプロセスはこれまで、主に製造業を中心とした工程管理の考え方でした。しかし、業務形態の多様化に伴い、現在はさまざまな働き方に置き換えることができます。多くの企業がマネジメントプロセスを必要とする一番の理由は「企業の成長のため」です。先ほどもお伝えしたように、マネジメントプロセスの導入によって業務の効率化や生産性の向上が期待できます。「この社員はこちらの部署の方が合っているのではないか」「この部署はもう少し人員が必要だ」など、社員や部署に対して細かな配慮もできるようになるでしょう。また、マネジメントプロセスによって、誰でも同じ品質のモノ・サービスを提供できるようにすることも大きな役割のひとつです。企業にとっての理想は、現場のメンバーが全ての業務を同じ高水準のレベルでこなすことができる状態でしょう。マネジメントプロセスによって業務を標準化できれば、個々の能力に依存せず、急な社員の休みや仕事量増加などのイレギュラーな事態にも柔軟に対応することができます。この他にも、・課題をひとつひとつクリアすることで課題の根本的解決ができる・各プロセスを可視化することで、工程ごとのベストな状態を定義することができ、品質の向上に繋がる・コンプライアンスやセキュリティ面に対する意識の向上・社員ひとりひとりの生産性に関わらず業務を進めることができるなど、マネジメントプロセスによる多くのメリットを見込むことができます。このように、マネジメントプロセスは業務の管理だけでなく、さまざまな面から企業の成長をサポートしてくれます。

マネジメントプロセスの進め方

では、マネジメントプロセスを実際にどう進めていけば良いのか、具体的な手順について解説します。

マネジメントプロセスは、業務の効率化や品質向上を目指すものですが、その進め方にも一定の手順が必要です。ここでは、その具体的な進め方と各ステップで特に注意すべきポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

業務プロセスの確認・整理をする

マネジメントプロセスを成功に導く第一歩は、業務プロセスの確認と整理から始まります。

この段階では、全体の方向性を見極め、それぞれの部署やプロセスがどのように動いているのかを理解することが不可欠です。

そして、この把握が今後の業務改善や課題解決に繋がる土台となるため、現場のメンバーの声を取り入れることがポイントです。彼らの意見は業務の現実を反映しており、改善の方向性を見定めるために欠かせません。聞き取りや会議などを通して、開かれたコミュニケーションを促し、社員が意見を発しやすい環境を整えましょう。

モデル化を行なう

整理した業務プロセスをもとにモデル化を行ないましょう。この段階で行うモデル化は、業務の標準化へとつながり、社員全体が同じレベルで一貫した作業に取り組むために必須の工程といえるでしょう。

具体的には、作業手順書の作成、フローチャートの作成、マニュアルの整備をしておくと良いでしょう。そこで重要なのは、どの部署のメンバーでも理解できるよう、業務についての全体の流れを充分に理解し、正確かつ詳細に作成することです。

そうすることで、新しいメンバーや経験の浅いメンバーも業務をスムーズに行なうことができ、組織全体の効率化と質の向上に直結します。プロセスのモデル化は、一見単純に見えるかもしれませんが、その細部にこだわり、入念に作り込むことが成功への鍵となります。

設計した業務プロセスに従い実行する

業務プロセスのモデル化が整った後は実行しましょう。

ここでの成功がプロジェクト全体の成果に直結するため、理論と現場の連携を密にし、柔軟に対応する能力が求められるでしょう。

この段階は、設計されたプロセスに基づいて具体的な業務を開始する時期です。しかし、理論と実践のギャップが表れる場面もあるかもしれません。

ギャップを防ぐためにも、各プロセスに明確な目標を設定し、それに沿って業務を進めることが重要です。設定された目標はチーム全体の方向性を示す重要な指標となります。

また、メンバーのサポートも必要不可欠です。特に経験が浅いメンバーに対して、不安や疑問に対するサポート体制が必要です。「ここがよく分からない」「この場合はどう作業を進めていけば良いか」といった声に迅速に対応する体制を整えることで、メンバーのモチベーションも高まります。

進捗管理を行い、課題や改善点があれば洗い出す

課題や改善点が見えた際には素早く対応することが求められます。

そのため、業務の進捗を定期的に確認し、予定と実際のギャップを埋める努力が必要です。特に予期せぬ問題が発生した場合、迅速かつ効果的に対応する体制が求められるでしょう。

これには以下のような要素が重要となります。

・進捗の定量的な分析:数値で進捗を表現し、目標と現状を明確に比較する

・コミュニケーションの強化:メンバーとの定期的な対話で、障壁や困難を早期に発見する

・柔軟な対応策の構築:計画の変更や課題の解決策を迅速に実行する能力

ただ業務を進めるだけでなく、絶えず業務の品質と効率を評価し、改善の余地があれば積極的に取り組む必要があるため、マネジメントの真価が問われるでしょう。

課題について根本改善を行う

発見された課題をただ解決するだけでは十分ではありません。成功への道は、問題の根本を探り、その解決を図るプロセス、つまり最適化を必要とします。

最適化プロセスには、以下の要素が欠かせません。

・問題解析:問題の根本原因を探るための詳細な分析と理解

・戦略的改善:長期的な視点での改善策の設計と実施

・持続的な管理:改善が実際に効果を上げているかを定期的に確認

・チームの学習と成長:課題を学びの機会とし、組織全体の成長に繋げる

最適化は、単に今すぐの問題を解決するのではなく、未来の同様の問題を未然に防ぐ働きも果たします。これは組織としての成長と進化に直結し、競争力の向上にも寄与するでしょう。

マネジメントプロセスを成功させるためのポイント

ここからは、マネジメントプロセス成功のためのポイントについて解説します。以下の項目を押さえて、フローを実践してみましょう。

目的(ゴール)を明確にする

マネジメントプロセスを進めるにあたり、最初にすべきことは「ゴールを明確にする」ことです。プロセスを細分化しただけでは不十分です。目的に照らし合わせて「このプロセスがどうして存在するのか」「達成したい目標は何か」を明確に理解する必要があります。そうすることで、本当に必要なプロセスが見えてくるのです。

ただし、ゴール設定の際に注意が必要なのは、最初から完璧なゴールを追求する必要はないということです。過度に高い目標は、達成の難しさからメンバーのモチベーションを下げる恐れがあります。継続的なプロセスの実践と改善を繰り返し、その都度適切なゴールを設定する柔軟性が求められます。このようにゴール設定を適切に行うことで、チーム全体の効率と効果を高めることが可能になります。

メンバーからの理解を得る

マネジメントプロセスの成功には、現場のメンバーの理解と協力が欠かせません。彼らがプロセスにどう関与するかを理解していないと、どんなに素晴らしい戦略でも失敗する可能性があります。理解が不足していると、疑念や不信感が生まれ、計画が進まなくなる恐れがあるからです。上層部だけの判断で推進する企業戦略は、多くの場合、うまくいきません。メンバーとの連携が不可欠で、そのためには丁寧な説明と配慮が求められます。プロジェクトの目的と目標を明確に共有し、各メンバーがどのように関与するのかを理解させることで、真の協力を得られるよう努めましょう。

継続的なPDCAサイクルを回す

マネジメントプロセスの成功への道は、継続的な改善とその実践を繰り返すことが重要です。これには、PDCAサイクルの適切な運用が欠かせません。このサイクルは、マネジメントプロセスの根底にあり、業務の質向上のための鍵となっています。

PDCAサイクルとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つの段階から成るサイクルで、これを繰り返すことで最大限の成果を引き出すことが可能です。

このサイクルは全体的なマネジメントに適用されるだけでなく、個別のプロセスにも取り入れると良いでしょう。現場の声を反映し、負担を考慮した設計でPDCAを運用することで、プロセスの透明性と効率が向上するでしょう。

社内コミュニケーションを活性化する

各プロセスを円滑に進めるために欠かせないのが、社内コミュニケーションの活性化です。現場のメンバーからの生の声は、改善のプロセスにおいて特に重要となります。彼らが業務に直接携わっているからこそ、具体的な課題や改善点を発見することが可能なのです。

現場とのコミュニケーションを深化し、信頼関係を築くことで、メンバーは自由に意見を発することができるようになります。このような開かれたコミュニケーションが、プロセス全体の透明性と効率を向上させるカギとなります。

そのため、ディスカッションや個別面談などの機会を増やし、現場の声を積極的に拾う環境づくりを推進することが理想的でしょう。これにより、進捗確認や懸念事項の把握が容

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企業として大きな成長が見込めるマネジメントプロセスは、現状に悩みを抱える企業こそ導入すべき仕組みです。そのマネジメントプロセスを成功させるためには、業務への理解度や現状の問題点の把握がポイントとなります。そのために欠かせないのは、「現場のメンバーの声を聞く」ことです。とは言え、現場のリアルな声を聞くためにはコミュニケーションを活性化させ、信頼関係を構築することが必要です。

そこでおすすめしたいのが、弊社が提供するコミュニケーションツール「RECOG」です。

RECOGは、感謝や称賛を通した双方向のコミュニケーションを叶えるサービス。

一方、RECOGならアプリを通じて「レター」で感謝や称賛を贈ることで、信頼関係の構築へと導きます。

レターの内容は他のメンバーもチェックできるので、レターの内容が会話のきっかけにもなるでしょう。

まとめ

マネジメントプロセスは、企業の成長と効率化を推進するための重要な手法であり、その実施はどの組織にも必要とされています。業務の細分化と整理、効率化、標準化、そして根本的な課題解決が期待できるのが特徴です。しかし、成功への道のりは単純ではありません。担当者だけが業務内容を知る状況を改善するため、また全体の流れをスムーズにするためにも、コミュニケーション活性化が不可欠です。

そこで、企業の成長を更に加速させたいと考えるなら、コミュニケーションツールの導入がおすすめです。称賛と良好な人間関係を築くことから始め、一緒に企業の未来を築きましょう。弊社の提供する『RECOG』は、このプロセスを一貫してサポートします。無料トライアルもご用意しておりますので、この機会にぜひお気軽にお問い合わせください。今回の記事を通じて、マネジメントプロセスの理解を深め、実践に生かしていただけることを願っています。

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