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2023.08.14RECOG

社内SNSとは?導入の目的やメリット、失敗しないための注意点まとめ


【目次】


「最近社内の雰囲気が良くない」

「なんとか業務を効率化したい」

といった人間関係や生産性についての課題は、どの企業にも付き物。

そんな時、これらの課題を解消し、尚且つコミュニケーションの活性化に貢献してくれるのが社内SNSです。

本記事では、社内SNSをテーマに・導入の目的・利点と欠点・他のツールとの違いについて解説します。

「社内SNSについて知りたい」「社内SNSの導入を検討している」という方は、ぜひお役立てください。

社内SNSを導入する目的とは

業務の効率化やコミュニケーションツールとして有用な社内SNSは、今や多くの企業が導入しています。実際に自社で運用する際は、運用に失敗しないためにも導入目的を明確にしておく必要があります。そこでまずは、社内SNSの導入目的について解説します。

コミュニケーションの活性化を図る

企業を成長させる大きな要因のひとつは、社員同士の結束です。一口に仕事と言っても、単独で行なう業務だけでなく、他部署や外部と連携する業務も数多くあるでしょう。複数人で業務を進める中では、円滑なコミュニケーションが非常に重要となります。

社内SNSはスピーディな情報共有・交換が可能となるだけでなく、メールやビジネスチャットと違い、カジュアルな交流が可能で、上司や先輩との双方向のコミュニケーションも促進されます。これによって信頼関係を深め、意見交換がしやすい環境を作ることができます。さらに、部署の垣根を超えた横のつながりも強化できるため、企業全体の連携が高まるでしょう。

多くの企業が社内SNSを導入しているのは、こうしたコミュニケーションの活性化が可能な利点が大きな要因です。

社員の離職を防ぐ

人間関係は、働くうえでのモチベーションに大きく影響します。

例えば、「同僚が気に入らない」「上司が理不尽」などの悩みを抱えている状況では、仕事に身が入らないことも少なくないでしょう。労働環境への満足感や企業や仲間への帰属意識を感じられないことで、社員の離職につながる可能性は大いにあります。このような課題は企業や仲間への理解不足が原因となっているケースが多く、改善するためには相手を理解するための場を作ることが必要となります。そのプラットフォームとして社内SNSは非常に有効であり、相手を理解するきっかけの糸口として役立ちます。

社内SNSによる自由で開かれたコミュニケーションは、個人間の信頼関係を深化させ、風通しの良い職場環境を作り出します。さらに、部署や役職を超えた意見交換も可能になるため、より広範な人間関係の改善が見込め、離職防止に大きく貢献するでしょう。

情報やノウハウの共有を行なう

社内SNSが持つ魅力は、迅速な情報共有とノウハウの共有が可能な点です。これまで一般的であったメールでのやり取りは、情報を送信するまでの手間が多く、必要な情報が埋もれてしまうといった欠点がありました。また、過去のメールから必要な情報をすぐに引き出すことも困難でした。一方、社内SNSでは僅かなステップですぐに必要な情報を個人~複数名に届けることができ、充実した検索機能によってすぐに情報を引き出すことが可能です。さらに、社内SNSには個人同士だけではなくグループでやり取りをする機能も備えられています。社内SNSを活用して社員一人ひとりが持つ知識やノウハウを共有・蓄積していけば、「この場合の対処法は?」「仕事の流れを把握したい」といった場合に見返すこともできます。このように、社内SNSは業務のマニュアル代わりに使ったり、若手社員の手助けとなったりと、さまざまなシーンで活用することができます。

社内SNSを適切に運用することで、組織全体のスキルの向上につながるでしょう。

社内SNSのメリット

業務におけるコミュニケーションを活性化し、迅速な情報共有が可能な社内SNS。他にも導入するメリットは多々あります。ここからは、社内SNSを導入するメリットについて解説します。

コミュニケーションが活性化する

コミュニケーションの活性化は、業務の成功に欠かせない要素であり、社内SNSはその強力な手段となります。社内SNSを通じて、普段の業務ではなかなか知ることのできないお互いの人間性や価値観について深く理解することが可能になるのです。

例えば、社員同士が趣味や家族のことなどプライベートな話題で交流することにより、お互いの価値観や考え方が開示され、信頼関係が築かれます。この信頼関係が業務上のコミュニケーションを活発にし、業務の進行をスムーズにする助けとなるのです。

さらに、社内SNSによって階層や部門を越えたコミュニケーションが可能になり、企業全体としての一体感も高まります。これは新しいアイデアや提案が生まれる土台ともなり、組織全体の創造性を高める効果も期待できるでしょう。

他部署や会社への理解が深まる

社内SNSを活用することで、普段は関わりのない部署の人たちについてや、会社全体の動向について知ることができます。

例えば、別部署の社員がプロジェクトでの成功を社内SNSで報告したとき。それを見た他部署の社員は、その部署の取り組みや成功を知ることができ、会社全体の活気や方向性を感じることができるでしょう。これが、会社での出来事を自分事化する一歩につながります。

さらに、社内SNSによる会社全体の告知やイベントの共有は、社員全体の連帯感を高める効果があります。特定の部署だけでなく、会社全体としてのビジョンや目標に対する理解を深め、会社へ愛着を持つことに繋がったり、会社に対する帰属意識を高めることができるでしょう。

場所にとらわれずコミュニケーション取れる自身のスマートフォンやパソコンに社内SNSをインストールすれば、社外にいてもやり取りができ、場所にとらわれない使い方ができるのも社内SNSの利点です。例えば、リモートワークで自宅にいるときや外出先で仕事をしている時でも、社内SNSはいつでも・どこでもチェックが可能です。社員同士が、業務の枠を超えて自由に意見を交わしたり、趣味やプライベートな話題で盛り上がったりすることが簡単に行なえます。このようなコミュニケーションは義務感なく、自然体で行えるのが魅力です。

場所に縛られずに交流できることで、社員同士の信頼関係や理解が深まり、最終的には業務の効率化にもつながるでしょう。

社内SNSの欠点

社内SNSは、企業に利益をもたらす非常に魅力的なツールです。その一方で、大きな不利益を生んでしまう恐れもあります。不測の事態を起こさないためにも、欠点をしっかりと理解しておきましょう。

情報が漏えいする可能性がある

社内SNSの利便性は高く、業務の効率化も期待できますが、その一方で情報漏洩のリスクも忘れてはなりません。会社の外でも使用を認めている場合は、第三者の目に触れるリスクも考えなければなりません。

例えば、端末自体の紛失やショルダーハッキングなど、情報を携帯できるからこそのリスクもあります。

このようなリスクを最小限に抑えるため、セキュリティ面で信頼性が高いツールの選定が重要です。ただし、ただセキュリティが優れているだけでなく、「自社のやり方・方針に合うか」も慮して選ばなければいけません。

ツールの選定だけでなく、社員一人ひとりのセキュリティ意識の向上も重要な課題となります。

そこで、社内SNSの導入にあたっては、社員へのセキュリティ研修やレクチャーを行い、リスク管理の周知と共有が必要となります。これにより、社内SNSを安全に、そして効果的に活用するための土壌を整えることができるでしょう。

仕事とプライベートの線引きが曖昧になる

社内SNSの導入は、コミュニケーションの促進に貢献しますが、それが仕事とプライベートの境界を曖昧にしてしまうリスクもあります。SNSという特性から公私混同により、不必要なやり取りが増えてしまうことで、情報共有の本質から逸脱してしまうこともあるのです。

この問題を解決するためには、社内SNSの運用方法に工夫が必要です。強制的な利用ではなく、一般のSNSと同様の位置付けでの取り扱いが理想的です。そのためには、義務感が生じないようなルールの設定と、目的に合わせた利用方法の整備が重要となります。

例えば、業務時間外のアクセス制限を行なう、投稿内容を特定のジャンルに絞るなど、上手く運用していくための方策を検討しましょう。

社内SNSと他のツールとの違い

社内SNSはメールやビジネスチャットとどう違うのか、疑問に思う方もいるのではないでしょうか。ここからは、社内SNSと他のツールの違いについて解説します。各特徴をしっかり理解した上で、自社に必要なツールを見定めましょう。

社内SNSとメールの違い

社内SNSとメールの主な違いは、コミュニケーションの形態とその内容です。

メールは基本的に1対1のコミュニケーションが中心で、業務連絡に特化したビジネスツールです。そのため、メールの文面は比較的堅めでフォーマルな傾向があります。

一方、社内SNSは1対複数のコミュニケーションが可能で、カテゴリ別に投稿先を分類できます。これにより、迅速な情報共有ができ、緊急の連絡にもすぐに対応可能となります。さらに、フランクなやり取りがしやすく、スタンプなどのリアクション機能があるため、よりカジュアルな交流ができるのが特徴です。

社内SNSとビジネスチャットの違い

社内SNSとビジネスチャットの違いを理解するためには、使用目的と対象者の範囲に注目するとよいでしょう。

ビジネスチャットは、業務連絡を中心としたツールであり、取引先や関連会社など、社内外の人とのやり取りが可能です。この広い対象範囲は、社内SNSと大きく異なる点で、社内SNSは名前の通り社内でのコミュニケーション強化に特化しています。

さらに、ビジネスチャットはタスクやスケジュール管理、ビデオ会議といった機能も備えており、業務の効率化をサポートします。

対して、社内SNSはよりカジュアルな交流が主となり、社内コミュニティの強化に貢献するツールと言えるでしょう。

社内SNSとグループウェアの違い

社内SNSとグループウェアは、共に企業内でのコミュニケーションを促進するツールですが、その目的と機能には明確な違いがあります。

グループウェアは、業務の進捗管理やスケジュール調整、データ共有など、業務効率に重点を置いて設計されているツールです。プロジェクトや部門ごとに公開範囲を設定してやり取りが可能で、ビジネスに特化したコミュニケーションが図れます。情報管理も高度で、コミュニケーション以外の機能も豊富に揃っています。

一方、社内SNSは、よりカジュアルな社内コミュニケーションを促進することを主な目的としています。社内のメンバー間で情報共有をしやすくするだけでなく、気軽に交流も図れるため、企業文化の強化も期待できます。

「RECOG」なら"褒める"コミュニケーションで組織の課題を解決!

ここまでご紹介した通り、社内SNSは誤った使い方をしなければ、企業にとって非常に良い影響をもたらしてくれる存在になるでしょう。

社内SNSを選ぶ上で大切なのはセキュリティの強さと使いやすです。

そこでご紹介したいのが、弊社が提供するチームワークアプリ『RECOG』です。

RECOGはこれまで1,500社以上に導入され、地方自治体や学校法人、民間企業などでもご利用いただいています。

アプリを通じて感謝や称賛のレターを贈り合うことで、上司と部下や部署の垣根を越えた、タテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーションが可能となります。

まとめ

社内SNS導入の目的や利点・欠点について解説しました。

社内SNSは社員の賛否が分かれる仕組みではあるものの、導入することによってもたらされる効果は多大です。

弊社ではコミュニケーションツール『RECOG』の提供から運用まで、一貫してサポートさせていただいております。

無料トライアルもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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