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2023.08.07RECOG

社内コミュニケーションを活性化させるポイント&施策例をご紹介!

業務の効率化や生産性の向上のために、社内コミュニケーションはますます重要視されています。本記事では、社内コミュニケーションの活性化について、その重要性やポイント、具体的な施策例を紹介します。RECOG(レコグ)は、称賛によってお互いの理解を深め、信頼関係を構築するためのコミュニケーションツールです。

【目次】


社会生活において、コミュニケーションは避けて通ることができない存在です。

しかし、社内コミュニケーションが上手く機能せず、雰囲気の悪化や生産性の低下といった課題に直面している企業は決して少なくないでしょう。

本記事では、社内コミュニケーションの活性化について、その重要性やポイント、具体的な施策例を紹介します。

「社内コミュニケーションに課題を感じている」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

社内コミュニケーションの重要性&メリット

社内コミュニケーションが重要なのは、円滑なコミュニケーションによって業務の効率化や生産性の向上が期待できるからです。

働き方が多様化し、より良い環境を求める動きが活発化しており、企業が生き残るためには、社員同士の強い繋がりを築く必要があります。

そのため、社内コミュニケーションの重要性は今や否応なく高まっています。

まずは、社内コミュニケーションが具体的にどんなメリットを与えるのかという点について解説していきます。

社員同士による「報連相」の徹底と他部署との連携強化

どんな仕事も社員同士のコミュニケーションの上で成り立っており、特に報告・連絡・相談の重要性はビジネスパーソンであれば誰もが理解しているでしょう。しかし、この報連相ができていなければ、社員同士の情報共有が行なわれず、作業効率の低下やトラブルにつながります。

報連相をスムーズに行なうために重要なのは、職場環境です。例えば、仕事で重大なミスを犯してしまったとき、それを報告するのは非常に苦しいもの。上司の機嫌が良いときにしよう、手が空いていそうなときにしよう、とタイミングを見計らううちに適切な対応ができなくなることもあります。助けが求めやすく相談がしやすい環境であれば、対応が遅れて致命的なミスになるという事態は避けることができるでしょう。大切なのは、誰もが情報共有をしやすい風通しの良い職場環境を構築すること。それをチームや部署単位で意識することによって、企業全体の連携がスムーズになるでしょう。

相互理解によって適材適所で役割分担が行ないやすくなる

社内コミュニケーションの活性化は、社員を適した仕事や環境に配置するためにも非常に重要です。単なるスキルや実績を基にした人材配置ではなく、社員が自身の仕事や立場にどう感じているかが、業務の生産性向上に直結します。

例えば、人と関わることが好きで外回りを希望しているのに、数字に強いという特徴だけを見て事務職に配置するなど。スキル面だけを見れば企業のためになりますが、望まない環境に置かれた社員の不満は募っていき、優秀な人材を逃す原因になりかねません。

そのため、社員の本音を汲み取れる環境の整備と、社員同士の相互理解を深め、「この社員が本当に求めている仕事や場所はどこか」を把握し、適材適所での役割分担を促進する必要があります。

仕事に対する満足度の向上によって離職率低下につながる

良好な社内コミュニケーションが結びつける人間関係は、企業において何よりの財産です。社員が自身の意見や感じた疑問点を自由に発信できる良い雰囲気に包まれることで、社員は仕事への満足感を感じ、一体感や誇りを持つようになります。このような状態では、「仲間のために頑張ろう」という前向きな気持ちが生まれやすく、仕事の質や勤務態度の向上、さらには離職率の低下が期待できます。

その結果、企業イメージの向上はもとより、魅力的な働き方や環境が組織の外部にも認知され、新たな優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させるためのポイント

企業における社内コミュニケーションの重要性は、近年より一層強調されています。

HR総研の2021年1月に行なった人事責任者や担当者を対象にしたアンケートによると、約7割の社員がコミュニケーション不足は仕事の障害になると回答し、同様に7割の企業が自社内のコミュニケーションに課題を抱えているということがわかりました。この厳しい状況下で、コミュニケーションの活性化をどう進め、組織全体の生産性と働きがいを向上させるか、それは今の経営者やマネジャーにとっての重要なテーマと言えるでしょう。

仕事の効率化を図るためにも、なんとか課題をクリアしてコミュニケーションの活性化を進めていかなければなりません。そのためにも、活性化成功に向けて以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

社内コミュニケーションの重要性を共有する

社内コミュニケーションを活性化させるためには、社員がその重要性をしっかり認識する必要があります。実際にコミュニケーションを図って仕事を進めていくのは他ならぬ社員だからです。

例えば、他部署との交流会を計画しても、社員が参加しなければ、その努力は水の泡となってしまうことでしょう。また、メールやチャットでのコミュニケーションは容易かもしれませんが、対面で話すことへの抵抗感を持つ人も少なくありません。

そうした障壁を乗り越えるためには、「なぜコミュニケーション活性化が必要なのか」を明確にすることが重要です。

企業の利益だけでなく、社員にとっての具体的な利点や効果を共有することが、成功への鍵となります。この情報共有によって、個々の社員が自分事として取り組むきっかけを生み出し、組織全体でのコミュニケーション改善につながるでしょう。

組織構成や関連部署の情報を把握する

企業が成長するためには、部署間の壁を超えた円滑なコミュニケーションが不可欠です。

そのためにも、他部署や組織全体の情報を把握しておきましょう。

例えば、他部署のプロジェクトや企業全体の新しい取り組みなど、あなたが普段接触しない部署の動きを把握することは、会話のきっかけなります。興味をもって接することで、部署間の良好な関係を構築することができるでしょう。

逆に、自身の業務やチームにのみ焦点を当てると、組織全体の動きから取り残される危険性があります。このような視野の狭さは、組織全体としての連携やコミュニケーションの活性化を阻害します。そのため、企業の成長と共同体の形成に向けて、まずは自分が何に興味を持ち、どう関心を示すかを考えることが重要です。

活性化に向けた施策を継続運用する

社内コミュニケーション活性化のためには、あらゆる施策を考案し、それを具体化して実行していく必要があります。ここでポイントになるのは、現実性のある施策を実施するということです。

理想を追求するあまり、現状とのギャップが広がりすぎると、施策の継続が困難になり、社員のモチベーションの低下や生産性の減少といった問題が生じる可能性があります。こうした問題を避けるために、現実的な目標を設定し、段階的に取り組む施策を展開していくことが重要です。良い点や失敗の原因を分析し、社員の反応や効果をしっかりと分析することで、施策の改善と継続が可能となるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化施策例

ここからは、活性化に向けた実現性の高い施策例を5つ紹介します。どんな企業でも取り入れやすいものばかりですので、ぜひ参考にしてみてください。

フリーアドレス制

フリーアドレス制は、固定された席を持たず、社員が自由に席を選べるスタイルです。この制度は、働き方改革の流れも受け、多くの新しい企業で導入されています。具体的なメリットとして、毎日さまざまな人と隣り合って仕事ができることが挙げられます。これにより、普段交流の少ない社員同士でも自然とコミュニケーションが生まれ、新しい関係性の構築やアイデアの共有が促進されます。

また、従来のコミュニケーションパターンを打破し、普段会話の機会に恵まれない社員との関係性ができることで、仕事でのヒントやアイデアにも繋がるでしょう。

フリースペース

コミュニケーションの障壁を取り除くには、どこか自由で開かれた空間が必要です。フリースペースはまさにその役割を果たす施策で、多目的に使える場所として注目されています。国内外の先進企業で取り入れられているこの手法は、今まで関わる機会の少なかった社員同士の新しいつながりを生み出すチャンスに溢れています。

フリースペースは、集中して仕事をする場所としてだけでなく、カジュアルなミーティングや雑談にも適しています。このような場所があることで、異なる部署や役職の人々が自然に交流を深めることが可能になります。重要なのは、仕事スペースとは異なるリラックスした雰囲気を作り出すこと。仕事以外のコミュニケーションが自然に生まれる場所は、知り合いの知り合いとの新たなつながりを広げるキーとなります。この空間を通じて、縦と横のつながりも構築できるでしょう。

社内イベント/社内報

社内コミュニケーションを深めるためには、仕事だけでなく業務外でも社員同士が交流する機会を設けることが大切です。飲み会や球技大会などの社内イベントは、自然な環境下での関係性の構築が可能になり、普段では見られない社員同士の一面を知る機会となるでしょう。こういった交流を通じて、コミュニケーションは自然と活発化します。

さらに、社内のイベント告知や活動を発信する社内報の存在も重要な役割を果たします。社内報を閲覧することで、直接つながりがない社員同士でも、共通の話題や興味を持つことが可能になります。

こうした情報共有のツールを通じて、社内の縦横のつながりやコミュニケーションの幅が一層広がるでしょう。

コミュニケーションツール

現代の企業活動では、対面だけでなくオンライン上での情報共有・コミュニケーションが不可欠です。単に業務連絡を行なうだけでなく、仕事合間の息抜きや感謝の表現としても活用できるコミュニケーションツールが求められています。業務用の連絡ツールとは別に、コミュニケーションを深めるための特別なツールの導入は、人間関係の構築に有効でしょう。

企業で活用されている代表的なツールのひとつとして、サンクスカードが挙げられます。これは社員同士が感謝の気持ちを送り合う仕組みで、承認欲求を満たし、仕事の活力へとつながります。サンクスカード運用に取り組めば、日頃から付き合いのある社員だけでなく、他部署の社員との新たな接点も生まれることでしょう。

「RECOG」なら"褒める"コミュニケーションで組織の課題を解決!

社内コミュニケーションを活性化させることによるメリットは、社員同士の繋がり強化、生産性向上、離職率低下など、企業にとって多大な影響を与えるものばかりです。企業として社内コミュニケーションに課題を感じているのであれば、すぐに打ち手を講じましょう。有効な施策例のひとつとしてサンクスカードを挙げましたが、弊社のRECOGであればより強力な効果を、手軽に実施することができます。RECOGとは、従来のサンクスカードをデジタル化し、称賛によってお互いの理解を深め、信頼関係を構築するためのコミュニケーションツールです。

コミュニケーションを活性化するためにまず必要なのは、コミュニケーションを煩わしく感じる原因を取り除き、気軽に関係を深めることができる環境を構築すること。RECOGのメイン機能であるレターは、その手軽さが大きな魅力。感謝を伝えたいと思ったそのときのリアルな気持ちを、僅かなステップを踏むだけですぐに相手へ届けることができます。

さらに、レターの内容は他のメンバーも閲覧可能なため、褒め合う姿に感化された他の誰かが新たな称賛の輪を生むことも少なくありません。称賛を通じてコミュニケーションが広がれば、人間関係による多くの課題を解決することにも繋がっていくでしょう。

まとめ

仕事の生産性や社員の業務効率向上のカギを握っている社内コミュニケーション。本記事を通して、改めてその重要性が理解できたのではないでしょうか。 社員の育成や企業の成長も、全ては社内コミュニケーションが根底にあるといっても過言ではありません。社内コミュニケーションを活性化させるためにも、3つのポイントをおさらいしておきましょう。

・社内コミュニケーションの重要性を社員間で共有する ・組織構成や関連部署の情報を把握する ・活性化に向けた施策を継続運用する

RECOGはこれらのポイントを網羅したサービスとして、多くの企業様でご活用いただいております。弊社ではツールの提供から運用のサポートまで、一貫してサポートさせていただきます。無料トライアルもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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