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2023.12.11RECOG

他部署と連携するメリットとは?うまくいかない理由や連携を強化する4つの方法を解説


【目次】


経済が不透明さを増し、「他部署との連携を強めたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。これまでにないアイデアの必要性が増している昨今において、他部署との連携に着目している企業も少なくありません。そこで本記事では、他部署との連携によるメリットだけでなく、連携がうまくいかない理由や連携を強化する具体的な方法を紹介します。

他部署との連携がうまくいかない理由

まずは、他部署との連携がうまくいかない理由を紹介します。環境や風土が組織ごとに異なることも事実ですが、以下3つは他部署との連携を妨げる主な要因となります。

コミュニケーション不足により壁がある

コミュニケーション不足による壁があることが、他部署の連携がうまくいかない1つ目の理由です。HR総研が2022年に行なった調査においても「社内コミュニケーション不足による業務障害の内容」のうち7割の企業が「部門間・事業所間の連携に問題がある」と挙げています。

さらに、他部署との連携に問題があることを把握しながら、コミュニケーションの障壁を解消する具体的な対策を実施できていないことが根本的な問題です。「日常的なコミュニケーションを促進したい」と考えているものの、多くの企業がその場を作れていないことが、他部署との連携がうまくいかない理由の1つとして挙げられます。

会社の目標やビジョンが全体に浸透していない

会社の目標やビジョンが全体に浸透していないことも、他部署との連携を阻害する理由といえます。言わずもがなではありますが、従業員が信頼していない相手に協力的になることはありません。他部署との連携に限ったことではありませんが、人間がアクションを起こすためには目的が必要です。

そのため、目標やビジョンが新たな行動を起こすきっかけとなり、部署を越えた協力を促すきっかけとなります。他部署との連携においては、「なぜそうすべきなのか」「最終的な目的が共通している」ことを理解している必要があるのです。

他部署と接する機会がない

企業の管理者がどんなに他部署との連携を問題視していても「そもそもコミュニケーションをとる接点がない」と感じている従業員がいることも珍しくありません。特に他部署を頼らずに完結できる業務を行なっている場合は、接点を作ることが課題となるでしょう。

ただし、他部署と接する機会を無理に作りだすこともおすすめしません。業務の共有、コミュニケーションの活性化が実現しているように見えても、それは表面的にそう見えている可能性もあります。そのような連携では、次に紹介するメリットを手にすることも難しくなってしまうでしょう。

他部署と連携するメリット

ここからは、他部署と連携するメリットを紹介していきます。

社内コミュニケーションの活性化

他部署と連携する1つ目のメリットが、社内コミュニケーションの活性化です。社内コミュニケーションの活性化とは、日常的な会話が活発に行なわれている状態を指します。首脳陣が「業務効率を高めよう」とするほど無駄を省くことに注力したくなりますが、実は業務に関わりのない何気ない会話も、業務効率化を高める要因の1つです。

社内コミュニケーションが活性化することにより、お互いに人間性を知り、他部署で働く人材との信頼関係の構築が促進されます。日常のコミュニケーション量が増え、そこに信頼関係が備わることで、会議やディスカッションの活発さにも変化ができるでしょう。

従業員エンゲージメントの向上

従業員のエンゲージメントを高められることも、他部署との連携によるメリットの1つです。エンゲージメントとは、帰属意識や貢献意欲を指します。

他部署との連携によって、従業員は異なる部署の仕事や成果に対して理解を深め、自身の業務が組織全体にどのように貢献しているかをより明確に認識できるようになります。これにより、帰属意識や貢献意欲が自然と高まります。さらに、異なる視点やアイデアの交換を通じて、新しい刺激を受けることもエンゲージメント向上に効果的です。

組織の一体感の醸成

他部署との連携により、組織全体に一体感を醸成させることも可能です。企業における一体感とは、組織全体が同じベクトルをもっていることを意味します。異なる部署が協力し合うことで、目標達成に向けた共通の理解が生まれ、組織全体としての一体感が強まり、各部署間の相互理解と協調を促進します。

結果として、部署間の壁を越えた効果的な協力が可能となり、組織全体のパフォーマンス向上につながるでしょう。

生産性の向上

他部署との連携の深さは、業務を円滑に進めることにも直結しています。一般的な企業では、営業であれば営業のノウハウ、技術者であれば技術者のノウハウと、縦割りに捉えがちです。

しかし、各部署がもつノウハウが、他部署の生産性向上に繋がるヒントになることも珍しくありません。他部署との連携を通じ、生産性を高めることで、業績の向上につながるでしょう。

風通しが良くなる

組織の風通しを良くすることなりことも、他部署との連携のメリットの1つです。部署の壁を越えた日常会話や一体感のある組織であれば、他部署であっても躊躇せずにコミュニケーションをとることができるでしょう。その結果、各部署の専門的な知識を活かし業務に取り組むことができるでしょう。

また、他部署との連携を通じて、上司と部下間のコミュニケーションの壁を低くすることも可能です。1on1やミーティングだけでなく、日常的なやり取りを通して、部下の個性や仕事へのモチベーションを把握できるようになります。

イノベーションの促進

他部署との連携を強化することで生まれる、最後のメリットがイノベーションの促進です。見通しが不明確な昨今では、イノベーションはより一層重要性を増しています。しかし、社長や経営陣だけでは、新たなアイデアに限りがあることも事実です。

ここでキーとなるのが、他部署との連携です。定型的な業務をこなすことも大切ですが、同時に、「もっと良い方法はないか」という問いを投げかける文化を育むことが重要です。他部署との連携を深めることで、異なる視点や専門知識を持つ人々との交流が生まれ、新たなアイデアや解決策が生み出される機会が増えます。

他部署との連携を強化する方法4つ

ここからは、他部署との連携を強化する具体的な方法を紹介していきます。

着実な方法で、他部署との連携を強化していきましょう。

会社の目標やビジョンを浸透させる

他部署間の連携を強化するためには、まず会社の目標やビジョンを全従業員に浸透させることが重要です。これは、全員が共通の目的を持つことで、異なる部署間でも一致団結しやすくなるためです。

この共通理解を促進するためには、トップマネジメントから定期的に会社の目標やビジョンを発信することが効果的です。

例えば、定期的な全社会議や社内ニュースレター、社内SNSなどを通じて、経営陣がビジョンを共有し、各部署がそれに沿った活動を行うことを奨励します。

これにより、部署間の相互理解が深まり、より効果的な協力関係が築けるようになります。

セクショナリズムをなくす

他部署との連携を強化するためには、セクショナリズムを解消することも重要です。セクショナリズムとは、組織を構成する部署が高い専門性をもつことで生まれる問題であり、連携不足による生産性の低下を招く事象を指します。

言い換えれば、セクショナリズムと他部署との連携は全く異なるベクトルに進んでいることを意味します。組織のトップは見方を変え、縦割りではなく横割りの編成にすることが重要です。ジョブローテーションや社内SNSやビジネスチャットなどのツールを導入することによるコミュニケーションの増加により、他部署の業務理解、ひいてはセクショナリズムの解消を進められるでしょう。

サンクスカードを活用する

サンクスカードを活用することも、部署間の連携を強める方法の1つです。サンクスカードは紙で行なう方法とデジタルで行なう方法がありますが、どちらも双方間のやり取りで終わらず、第三者も贈り合っているサンクスカード内容を見えるに運用することで、直接的な関りがない他部署の従業員の活躍や貢献、人となりを知ることができます。

その結果、他部署とのコミュニケーションが自然と促進され、組織の一体感が出てくるでしょう。

社内イベントを行なう

社内イベントを開催することも他部署との連携を促進する方法の1つです。

忘年会や新年会、社内表彰イベントは他部署と関わるイベントして良いでしょう。

飲み会の場であれば、上司や先輩といった目上の人とも比較的気軽にコミュニケーションが取れます。

また、社内表彰を行なうことで、他部署の従業員の活躍にも目を向ける機会となり、それがコミュニケーションのきっかけとなり、壁を取り払えるでしょう。

社内イベントを行なっている企業の例も紹介します。

・住友生命保険相互会社

荒川河川敷の清掃活動を行ない、活動後にはバーベキューも開催することから、幅広い従業員が楽しめ、社会貢献をしながら他部署との従業員とも親睦を深められるイベントを実施しています。

・クックパッド株式会社

夏のランチタイムに流しそうめんを企画し、他部署の従業員ともコミュニケーションをとれるイベントを実施しています。

他部署と連携するときの注意点

これまでに解説してきたように、理由を理解し、適切な対策を講じることで、他部署との連携を促進できます。ただし、「独自の文化や作業スタイルがあることを理解し尊重する」という注意点があることも把握しておきましょう。

言い換えれば、他部署との連携を促進するためには、お互いがお互いを正しく理解し、信頼関係を構築する必要があるのです。冒頭で触れたような、表面的なコミュニケーションにより、部門間の溝が深まってしまうことも珍しくありません。そのため、各部署で共通の利害関係や目標を明確にすることが大切です。

まとめ

アイデアの必要性が増している昨今において、他部署との連携は首脳陣が着目すべき課題の1つと言えるでしょう。これまでに紹介してきた通り、他部署との連携強化には数多くのメリットがあり、着手すべき方法も明確です。

ただし、ただ実施するのではなく、自社分析の結果から他部署との連携を重視すべきであり、「その結果どのような効果が得られるのか」を明確にする必要があります。コミュニケーション不足による壁がある、目標やビジョンが浸透してないといった状況から、従業員の意識と行動を変えさせるには、分析結果から導き出された説得力のある訴求が必要不可欠です

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