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2023.12.04RECOG

アナログはもう古い?社内掲示板とは|メリットや活用方法、注意点などを解説


【目次】


組織において情報共有は不可欠。

しかし、「どんなツールを使うのがよいか?」「どんな内容を共有するのが効果的か?」と頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。

広く情報を届ける手段は、見やすく、誰もが使いやすいのが1番。そこで多くの企業で用いられているのが「社内掲示板」です。

ホワイトボードを使ったアナログなものから、エクセルを利用して自作したもの、SNS感覚で使えるアプリまで、そのツールはさまざまです。

本記事では、社内掲示板の概要や発信する情報の事例を紹介します。

情報共有の方法にお悩みの方、発信内容や社内掲示板のツールの選び方でお悩みの方は、ぜひお役立てください。

社内掲示板とは?

社内掲示板とは、社内に広く情報を共有するためのツールです。共有する情報に決まりはなく、業務連絡や人事異動、健康診断のお知らせなど、さまざまな情報発信に利用できます。

社内掲示板には大きく分けて、アナログな方法とデジタルな方法の2種類があります。

かつては、お知らせを紙に印刷して職場の壁に貼り出したり、ホワイトボードに手書きするアナログな方法が主流でした。しかし、発信に手間がかかること、情報管理が煩雑であること、印刷代などのコストがかかることが課題でした。

ペーパーレス化、業務効率化が叫ばれる昨今、テレワークの普及も追い風となり、現在ではデジタルな方法を採用する企業が増えてきています。デジタルの掲示板であれば、発信の手間を大幅に削減できるほか、生産性の向上も期待できます。

ここからはデジタルの掲示板を「社内掲示板」として、社内掲示板のメリットや活用方法、導入にあたっての注意点を解説します。

社内掲示板のメリット

情報共有に関してよく耳にする「周知に時間がかかる」「情報が正確に伝わらない」「発信準備に時間がかかる」といったお悩み。社内掲示板であれば、これらのお悩みも解決できます。

まずは、社内掲示板のメリットを紹介します。

情報の見落としが防げる

社内掲示板のツールの多くは、新しい情報を発信したときに通知で知らせる機能を持っているため、情報の見落としを防ぐことができます。

連絡手段としてよく用いられるメールやチャットは、数が多いと見落とされたり情報が流れてしまったりすることも少なくないですが、社内掲示板であればテーマごとに情報を整理して掲載できるため、情報が埋もれてしまう心配がありません。

情報伝達がスムーズになる

一度の発信で全従業員に情報共有できるため発信の手間が少なく、周知に時間がかからないというメリットがあります。

また情報が集約されているため、メールやチャット、会議での伝達よりも漏れなく情報を伝えることが可能です。

全社に向けた発信には緊急性の高い情報、重要性の高い情報も含まれます。「スピーディー」で「漏れがない」というスムーズな情報伝達はとても重要なポイントです。

情報の修正や更新が簡単

「発信した情報にミスがあった」「発信後に追加情報が出てきた」などにより、再度発信が必要になった経験のある方も多いのではないでしょうか。

社内掲示板であれば、記載ミスや追加情報があった場合には、すでに発信した情報をもとに修正・更新が可能です。

修正・更新した履歴を残すことで、何をどのように修正・更新したのか、正確に周知することができます。さらに、過去の情報が残ったままになり情報が錯そうするという事態も避けられます。

情報を修正・更新した際は、お知らせの通知を送ることで従業員の見逃しを防ぎましょう。

過去の情報もすぐに確認することができる

ホワイトボードや職場の壁を使ったアナログな掲示板とは違い、管理できる情報量が多いため、過去の情報をアーカイブとして蓄積することも可能です。検索機能を使えば、必要な過去の情報をすぐに確認することができます。

テーマ別に情報を整理することで、格段に探しやすくなるのも社内掲示板のメリットのひとつ。

探し物の時間を極力少なくできると業務の効率化にもつながります。

時間や場所にとらわれずいつでも確認ができる

外出の多い営業職はもちろん、今日では働き方改革からテレワークの導入も進んでいるため、誰もが常に会社内にいるとは限りません。会社に戻ったときに確認しようと思っていても、忙しなく業務に追われる状況では忘れてしまうことも。

そんなとき社内掲示板であれば、いつでもどこからでも確認できるため便利です。

時間と場所を選ばず、必要な時に必要な情報を確認できる環境づくりは、情報発信において大切なポイントです。

従業員の確認状況の管理が簡単

メールやチャットでの発信の場合、読んでもらえたかわからず、周知ができているか確認できないことも悩み。社内掲示板であればアクセス記録や未読・既読がわかるツールも多いため、確認状況を管理することができます。

未確認の人がいれば、再度通知を送ったり、場合によっては声を掛けたり個別に連絡したりしてフォローをすると情報共有の漏れを防ぐことができます。

未確認の人が多いようであれば、発信のタイトルを短くして読みやすくしたり、発信の時間を変えてみたりと発信自体を改善することもおすすめです。

双方向の情報発信が可能になる

例えば研修のお知らせをした際、「業務の都合でどうしても受講できない場合はどうすればよいか」といった質問が届くなど、情報発信に質問はつきもの。社内掲示板であればコメント欄で質問を共有できるため、同じ質問に何度も対応する手間を省くことができます。

質問のほかにも、発信した情報に対して例えば「いいね」の機能でリアクションしたり、コメントを投稿したりすると社内のコミュニケーションも活発化します。

担当者の負担軽減

アナログな掲示板であれば、発信する情報をまずは資料化し、それをプリントアウトして掲示板に貼るといった手間がかかります。期限を過ぎた情報については掲示板から外してシュレッダーで廃棄、プリントするにあたってはコピー機のインクや用紙の補充など、細かな手間は挙げるとキリがありません。

しかしデジタルの社内掲示板であれば、発信する情報を掲示板に入力するだけで発信することが可能。情報の削除やアーカイブ移動も、ボタンひとつで完結でき、担当者の負担がぐっと軽減します。

さらに、ペーパーレス化によるコスト削減も期待でき、一石二鳥です。

社内掲示板のデメリット

さまざまなメリットのある社内掲示板ですが、便利であるぶんデメリットもあります。

社内掲示板を利用するにあたっての注意点を2つ紹介します。

利用料がかかる

1ユーザーあたりの月額利用料が設定されているものが多く、オプション機能をつけるかどうかによっても利用料は異なります。

しかし、ツールは安ければよいというわけでもなく、自社に合った機能が搭載されているか、セキュリティ対策は十分かなども重要です。

情報漏洩のリスクが高まる

全従業員がアクセスできる状態は、リスクが高い状態とも言えます。

情報の機密レベルによっては、アクセスできる従業員を制限したり、場合によってはセキュリティ教育をきちんと行なったりして対策しましょう。

社内掲示板の活用方法

実際に、どのような情報を社内掲示板で発信すると効果的な運用ができるでしょうか。

ここからは、具体例を交えながら活用方法を紹介します。

会社からのお知らせ

健康診断や社内研修、年末調整、人事異動などのお知らせは、全従業員が毎年必ず確認するもの。前年の発信をベースに情報更新すれば、発信の負担も軽減できます。

リモートワークなど勤務体系のルール変更、売上情報、経営陣のメッセージなどのほか、取引先との間で話題に上る可能性がある自社のプレスリリースや業界のホットなニュースについても発信するとよいでしょう。

従業員の紹介

新入社員や中途社員など新しいメンバーは、まずは名前と顔を知ってもらうことが大切です。プロフィールや写真のほか、趣味なども一緒に記載すると、印象に残りやすく会話のきっかけにもなります。

また、従業員数が多くなると、業務上接点が少ない従業員同士の関わりは薄くなるもの。

そんなときには、自己紹介リレーがおすすめです。「どんな仕事をしているのか」「どんな想いで取り組んでいるのか」といった仕事上のトピックに加え、「休日の過ごし方」「最近はまっていること」などプライベートな情報も紹介すると、お互いの理解を深めたりコミュニケーションのきかっけになります。

部署やプロジェクトの取り組み

例えば業務改善の取り組み1つとっても、他の部署やプロジェクトの取り組みを知ることは自身の業務の参考になります。

取り組みを発信することで、他の部署との思いもよらないコラボレーションが実現したり、新たな商品のアイディアが生まれることも。

大型案件の受注などの成功事例も、ぜひ社内掲示板で発信しましょう。ポジティブな発信は会社の雰囲気を盛り上げ、褒め合うことで従業員のモチベーションアップにつながります。さらに、受注に至ったポイントを共有して企業としてのナレッジを積み上げましょう。

自社商品の新情報

新商品の情報や既存商品の改善情報は、「タイムリーに」「正確に」「漏れなく」周知する必要があります。

メリットで触れたとおり、社内掲示板であれば情報が流れてしまう心配がなく、情報の更新・修正の履歴を残すことができるため、社内掲示板での発信がおすすめです。

営業やお客様から問い合わせの多い質問については回答例も一緒に掲載することで、個別の質問対応を減らすことができます。

お客様からの声

お客様の声は商品開発や商品改善の貴重な材料。日頃お客様と接する機会の多い、営業やカスタマーサクセスなどの部署から、お客様の声や要望も社内掲示板で届けましょう。

営業からの発信だけでなく、要望を受けて開発部門などから今後の取り組みやお客様への回答例を発信できると、なお理想的です。お客様にフィードバックすることでお客様からの信頼を高められるだけでなく、社内のコミュニケーションの場として社内掲示板が活性化します。

社内掲示板を導入するときの注意点

さまざまな情報共有に活用できる社内掲示板ですが、何かツールを導入すればうまくいくというわけではありません。

導入にあたって注意すべきポイントを4点紹介します。

直観的に使えるツールを選ぶ

操作にストレスや負担を感じてしまうと、社内掲示板が形骸化してしまう恐れがあります。

従業員の中にはデジタルに慣れている人もいれば、デジタルに不慣れな人もいます。全従業員が閲覧し、さまざまな部署の従業員が発信するものだからこそ、誰もが見やすく使いやすいツールを選ぶことが大切です。

「操作や投稿は簡単か」「知りたい情報はすぐに探せるか」などを考慮して、直観的に使えるツールを選びましょう。

セキュリティが万全なツールを選ぶ

社内掲示板に情報を集約することは便利である一方、情報漏洩のリスクも高めます。

社内掲示板で発信する情報の中には社外秘の情報も含まれるため、ツールのセキュリティ対策が万全であるかは必ず確認しましょう。

不正アクセスやサイバー攻撃を防ぐツールを選んだり、ウイルス対策ソフトをインストールしたりと、十分な対策を行なう必要があります。

導入目的を周知する

アナログな掲示板に慣れていると、デジタルの社内掲示板に抵抗を感じる人も少なくありません。

業務の効率化や社内ナレッジの共有など、「なぜデジタルの社内掲示板を導入するのか」という導入目的を明確にしましょう。

従業員へ説明する際は目的はもちろん、「デジタルの社内掲示板を使うことで、どんな良いことが生まれるか」のメリットまで丁寧に説明することで、従業員の理解を得るとともに活用を促します。

運用ルールを決める

新しい情報が掲載されなくなると、掲示板から次第に足が遠のいてしまいます。定期的に新しい情報が掲載されるよう「部署・プロジェクトごとに1か月に1回は発信する」というように具体的に頻度のルールを決めておきましょう。

適切に運用するため、内容については「掲示板に投稿する前に必ず上司に確認してもらう」などチェック体制を整えること。さらに「個人情報や誹謗中傷は投稿しない」といった禁止事項も決めておくとよいでしょう。

社内掲示板をデジタルで始めるならRECOG!

担当者の負担を軽減するためにもデジタルの社内掲示板が良いでしょう。

しかし、デジタルの社内掲示板を導入するしても利用されなければ意味を果たしません。

そこでおすすめしたいのが、弊社が提供するコミュニケーションツール「RECOG」です。

RECOGは、感謝や称賛を通した双方向のコミュニケーションを叶えるサービス。投稿フィードは、社内の掲示板として様々な情報を発信・閲覧することができます。また「いいね」をすることで既読か未読かわかったり、コメントで新たな会話が生まれるため、社内コミュニケーションの活性化を促進します。

まとめ

社内掲示板は、情報共有をスムーズにするのはもちろんのこと、業務効率化やコミュニケーションの活性化、さらには新たなアイディアを生み出すきっかけにもなるツールです。活用次第で、わたしたちの仕事の可能性を広げてくれます。

デジタルの社内掲示板だからこそ、できることも数多くあります。

組織にとって情報共有はいつの時代も必要ですが、情報共有の方法もアップデートさせていくことが大切です。

弊社では、職場コミュニケーションの活性化に向けて、ツールのご提供から運用まで一貫してサポートさせていただきます。

無料トライアルもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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